Tuy là một nghề khá mới mẻ tại Việt Nam trong những năm gần
đây, tổ chức sự kiện đang phát triển với tốc độ nhanh chóng đi cùng nhu cầu quảng
bá thương hiệu và sản phẩm mới của các doanh nghiệp. Nhu cầu tổ chức những sự
kiện khác nhau như hội nghị khách hàng, ra mắt sản phẩm, lễ động thổ, lễ khánh
thành, các cuộc thi lớn (thi tiếng hát truyền hình, hội thao), hội thảo, triển
lãm… gia tăng càng cho thấy vai trò quan trọng của nghề tổ chức sự kiện đối với
các tổ chức, doanh nghiệp.
Vậy, tổ chức sự kiện là gì và thế nào được xem là một chuyên
viên tổ chức sự kiện giỏi?
Tổ chức sự kiện (event) góp phần "đánh bóng" cho
thương hiệu và sản phẩm của một công ty thông qua những sự kiện. Ví dụ khi
Nokia tung ra một sản phẩm điện thoại di động đời mới, công ty này sẽ tổ chức một
sự kiện công phu, mời các khách hàng thân thiết và tiềm năng cùng báo giới đến
tham gia sự kiện quan trọng này. Thông qua sự kiện, Nokia thông báo đến khách
hàng và báo giới về sản phẩm mới và đồng thời (điều này quan trọng hơn) đánh
bóng thương hiệu của Nokia, làm cho khách hàng nhớ và tiêu thụ sản phẩm mới
này. Đây còn là cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lưu với bạn
hàng, đối tác, các cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền, giúp thúc đẩy
thông tin hai chiều và tăng cường quan hệ có lợi cho doanh nghiệp...
Tố chất của chuyên viên tổ chức sự kiện
Các chuyên gia ví von người tổ chức sự kiện như một "nghệ nhân ghép hình". "Tỉ mỉ, cẩn trọng đến từng tiểu tiết, sau đó mới đến ý tưởng..." là phác họa ngắn gọn kỹ năng cần có của một chuyên viên tổ chức sự kiện (Event Specialist).
Công việc tổ chức sự kiện như một bức tranh của trò chơi
ghép hình và người chơi chỉ thành công khi ghép hoàn chỉnh bức tranh đó bằng
hàng trăm, hàng ngàn mẩu nhỏ chi tiết. Đẳng cấp của mỗi công ty thể hiện ở
chính sự hoàn hảo trong từng tiểu tiết ở mỗi event họ tổ chức.
Người tổ chức sự kiện giỏi chắc chắn không thể thiếu những tố
chất như: óc tổ chức tốt, năng động, nhanh nhẹn, kiên nhẫn, có khả năng thiết lập
mối quan hệ tốt, có khả năng làm việc theo nhóm, có sức khỏe và niềm đam mê.
Nghề tổ chức sự kiện là nghề đòi hỏi người thực hiện cực kỳ bền sức và chịu được
áp lực cao. Họ còn phải biết cách xoay xở và ứng phó trong mọi tình huống. Ít
người biết rằng từ khi bắt đầu sự kiện cho đến khi kết thúc, người tổ chức sự
kiện dù có bề ngoài trầm tĩnh thế nào chăng nữa nhưng đầu óc họ đang “căng ra”
để dự trù và xử lý bất kỳ “sự cố không mời mà đến nào”. Và chỉ khi sự kiện kết
thúc, người tổ chức sự kiện mới có thể thở phào nhẹ nhõm.
Vui buồn hậu trường của nghề tổ chức sự kiện
Nghề tổ chức sự kiện mang đến niềm vui vô bờ khi sự kiện thành công và cả sự “lên ruột” khi sự cố không mời mà đến. Ví dụ, đó là trường hợp khi các nhân vật chính của sự kiện đến trễ vì lý do nào đó, như khi ca sĩ chính mắc chạy “sô” đến trễ, khiến cho nhà tổ chức “lên ruột”. Khi đó, người tổ chức sự kiện cần linh hoạt thay đổi chương trình cho phù hợp, để không phải lệ thuộc vào người đến trễ. Và trong một số trường hợp các MC tài năng như Thanh Bạch sẽ là những người có thể “cứu được bàn thua trông thấy” khi họ có khả năng biểu diễn tuyệt hay trong khoảng ngắn thời gian chờ đợi các nhân vật “đinh” đến muộn này.
Hiện nay nhân sự tốt cho lĩnh vực tổ chức sự kiện còn chưa
nhiều. Đối với các sự kiện lớn hoặc quan trọng, khách hàng thường tin tưởng
giao phó cho các công ty chuyên nghiệp có kinh nghiệm tổ chức. Tại Việt Nam hiện
nay chưa hề có trường lớp đào tạo bài bản, chính quy cho nghề tổ chức sự kiện
mà người làm nghề này chủ yếu chỉ học từ những thành bại của mỗi sự kiện và từ
chính yêu cầu của khách hàng.
Hoàng Gia Event - Công ty tổ chức sự kiện tại Hà Nội, cho thuê thảm trải sàn, cho thuê sân khấu. Nếu quý khách có nhu cầu tổ chức sự kiện, hãy nhấc máy lên và liên hệ ngay với chúng tôi để hưởng chất lượng dịch vụ tốt nhất!
